Privacy & gegevensverklaring Sinergio

1. Algemeen

Definities

1.1 ‘Diensten’ betekent de dienstverlening door Sinergio die aanleiding geeft tot de verwerkingen van Gegevens waarop huidige Privacy- & Gegevensverklaring Sinergio van toepassing is.

1.2 ‘Derde’ betekent de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, dienst of elk ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch Sinergio, noch de persoon die onder rechtstreeks gezag van Sinergio gemachtigd is om de persoonsgegevens te verwerken.

1.3 ‘Externe dienstverleners’ betekent dienstverleners aangeduid door Sinergio om goederen en diensten te leveren. Deze omvatten bijvoorbeeld betaaldienstaanbieders, transportfirma’s, incassobedrijven en e-mail of nieuwsbrief afzenders.

1.4 'Gebruiker', ‘Betrokkene’, 'U of 'Uw' betekent elke natuurlijke persoon die persoonsgegevens invoert op Website of applicatie.

1.5 ‘Gegevens’ betekent alle immateriële data op de Website van Sinergio, in het bijzonder doch niet beperkt tot persoonsgegevens (van de Gebruiker of derden), documenten, foto’s, bestanden, enz…

1.6 'Gegevensbeschermingswetgeving' betekent, tot en met 24/05/2018, de Privacywet en vanaf 25/05/2018 de Privacyverordening.

1.7 'Opdrachtgever' betekent de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de Diensten heeft aangekocht en ten behoeve van wie de verwerkingen zoals bepaald onder art. 9 gebeuren. De persoon van de Opdrachtgever en de Gebruiker kan dezelfde zijn, maar kan ook verschillend (bijv. een onderneming die voor haar medewerkers de Diensten aankoopt).

1.8 'Klantrelatie' betekent de contractuele relatie tussen de Opdrachtgever en Sinergio waarbij de verlening van de Diensten is overeengekomen.

1.9 'Partijen' betekent de Dienstverlener en de Gebruiker.

1.10 'Privacywet' betekent de Belgische wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

1.11 ‘Privacyverordening’ betekent de “Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens […]” en diens uitvoeringswetten en -besluiten.

1.12 'Website' betekent de internet website(s) gehost op *.Sinergio.be, *.siovps.be of andere gerelateerde domeinen (steeds gebruikt in het enkelvoud ook al omvat de definitie meerdere sites).

Toepassingsgebied

2.1 Deze Privacy- & Gegevensverklaring Sinergio is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens in volgende bestanden of ten gevolge van de volgende activiteiten of bedrijfsprocessen van Sinergio:

2.2 Deze Privacy- & Gegevensverklaring Sinergio wordt U verstrekt overeenkomstig artikel 9 et seq. Privacywet en artikel 13 et seq. Privacyverordening.

2.3 De Privacyverklaring kan worden gewijzigd, voor toekomstige verwerkingen, zonder voorafgaande kennisgeving. Indien evenwel deze wijzigingen ook een invloed zouden hebben op bestaande verwerkingen van uw persoonsgegevens, zal u hiervan voorafgaand op de hoogte worden gebracht. Het is raadzaam om de Privacyverklaring in te kijken bij elke ingave van persoonsgegevens.

Leeftijd van de Betrokkene

3.1 Door deze Privacy- & Gegevensverklaring Sinergio te aanvaarden, verklaart U uitdrukkelijk de leeftijd van 16 jaar of ouder te hebben.

3.2 Indien art. 3.1 niet van toepassing is, dient Uw toestemming te worden verleend of gemachtigd door de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid over U draagt.

Rechtsgrond

4.1 Verwijzingen in deze Privacy- & Gegevensverklaring Sinergio naar de Privacywet zijn geldig tot 24 mei 2018.

4.2 Verwijzingen in deze Privacy- & Gegevensverklaring Sinergio naar de Privacyverordening zijn geldig vanaf 25 mei 2018 en volgende.

4.3 De artikelen 17 en 19 zullen in werking treden vanaf 25 mei 2018.

2. Identiteit en contactgegevens Sinergio

Identiteit van Sinergio

5.1 Voor de doeleinden van de gegevensverwerking dient de volgende identiteit te worden gezien als de verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig de Privacywet en de Privacyverordening:

• Sio Hosting BVBA, Met maatschappelijke zetel te Brusselmansstraat 9, 9255 Buggenhout
• Ingeschreven in de K.B.O.onder nummer BE0807.983.967 Contact met Sinergio 6.1 U kunt Sinergio bereiken via Brusselmansstraat 9, 9255 Buggenhout; Tel.: +32 (0)50 39 26 72; Email: support@Sinergio.be

3. De rol van Sinergio bij de verwerking van uw Gegevens

Dubbele hoedanigheid

7.1 Sinergio treedt ten aanzien van de verwerking van Uw Gegevens via de Website op in een dubbele hoedanigheid: voor sommige gegevensverwerkingen treedt Sinergio op als Verwerkingsverantwoordelijke (8.1) en voor andere gegevensverwerkingen als Verwerker (9.2).

Sinergio als verwerkingsverantwoordelijke

8.1 T.a.v. de Gegevens vermeld onder art. 10 en de doeleinden vermeld onder art. 15 treedt Sinergio op als Verwerkingsverantwoordelijke.

8.2 Sinergio verstrekt de informatie en toelichting onder de secties D. Verwerking van Gegevens als verwerkingsverantwoordelijke (art. 10 à 18) en E. Uw rechten als betrokkene aan de Gebruiker in zijn hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke.

Sinergio als verwerker

9.1 Ten aanzien van de Gegevens andere dan deze vermeld onder art. 10, of één of meerdere gegevens vermeld onder art. 10 die door de Opdrachtgever voor eigen, door hem bepaalde doeleinden worden verwerkt, treedt Sinergio louter op als Verwerker en verwerkt hij deze Gegevens enkel en alleen ten behoeve van de Opdrachtgever.

9.2 De Gebruiker erkent dat in het geval van verwerkingen van Gegevens conform art. 9.1 hij/zij zijn/haar rechten op basis van de Gegevensbeschermingswetgeving dient uit te oefenen t.a.v. de Opdrachtgever (zie art. 28 below).

4. Verwerking van Gegevens als verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkte gegevens

10.1 Afhankelijk van de gegevens die u aan Sinergio ter beschikking stelt, zullen door Sinergio als Verwerkingsverantwoordelijke volgende gegevens worden verwerkt :

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

11.1 Indien Sinergio overgaat tot het verwerken van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens overeenkomstig de artikelen 6 en 7 van de Privacywet en artikel 9 van de Privacyverordening, zal dit vermeld worden.

Voorschriften voor gegevensverwerking

12.1 De verwerking van de Gegevens vermeld in Tabel 2 is een

• wettelijke vereiste: gegevens aangeduid in kolom ‘Wettelijk’;
• contractuele vereiste: gegevens aangeduid in de kolom ‘Contract’.

12.2 De verwerking van de Gegevens vermeld in Tabel 2 onder 10.1 is

• vereist om de overeenkomst tot stand te brengen of uit te voeren: gegevens aangeduid in de kolom ‘Noodzaak’;
• optioneel om de overeenkomst tot stand te brengen of uit te voeren: gegevens aangeduid in de kolom ‘Optioneel.

12.3 De gevolgen bij gebrek aan het verstrekken van de persoonsgegevens die als optioneel worden voorgeschreven zijn:

• diminished sales service (presales or after sale): ‘DSS’
• no individualized proposals or advertisement: ‘NIP’

Bron van de Gegevens

13.1 De Gegevens vermeld in art. 10 werden verzameld:

• bij de Gebruiker;
• optioneel, bij de Opdrachtgever;

Rechtmatigheid van de verwerking van Gegevens

14.1 Als een verwerkingsverantwoordelijke kan Sinergio uw persoonsgegevens verwerken op basis van:

Verwerkingsdoeleinden

15.1 Sinergio verwerkt Uw Gegevens voor de volgende doeleinden:

15.2 De rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens door Sinergio is al dan niet gedeeltelijk gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen nagestreefd door Sinergio of door een derde. Deze gerechtvaardigde belangen van Sinergio of derde zijn:

• Bedrijfsbeheer: het recht van Sinergio om een overzicht bij te houden van de gebruiksrechten die voor een bepaalde Opdrachtgever werden verleend, dit zolang de subjectieve, contractuele rechten van Sinergio en de Opdrachtgever niet zijn verjaard;
• Naleving van de Gegevensbeschermingswetgeving: het recht van Sinergio om de leeftijd van de betrokkene te verwerken met oog op de correcte toepassing van de Gegevensbeschermingswetgeving;

Bestaan van geautomatiseerde besluitvorming of profilering

16.1 De Website verwerkt geen gegevens voor geautomatiseerde besluitvormingsdoeleinden.

Ontvangers en categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens

17.1 Afhankelijk van het doel en de noodzaak van de verwerking, kunnen de persoonsgegevens kenbaar worden gemaakt aan de volgende ontvangers:

17.2 De bovenstaande ontvangers zullen de ontvangen persoonsgegevens steeds verwerken overeenkomstig deze Privacyverklaring.

Periode van de gegevensopslag

18.1 Bij de opslag van uw persoonsgegevens, hanteert Sinergio verschillende opslagperiodes en heeft deze verwerkt in haar register.

5. Uw rechten als betrokkene

Beperkte toepassing van sectie 'uw rechten als betrokkene'

19.1 Zoals uiteengezet in de artn. 7, 8 en 9 hebben de bepalingen in deze sectie. Uw rechten als betrokkene (artn. 19 tot 27) uitsluitend betrekking op de gegevens die door Sinergio worden verwerkt als Verwerkingsverantwoordelijke (zie sectie Verwerking van Gegevens als verwerkingsverantwoordelijke , artn. 10 tot 18). Voor alle overige gegevens die via de Website worden verwerkt: zie art. 9 en sectie ‘Verwerking van Gegevens ten behoeve van de Opdrachtgever’ (art. 28 e.v.).

Toegang

20.1 De Gebruiker heeft recht op informatie over de verwerkingen van de Gegevens van de Gebruiker die Sinergio verricht. In de mate waarin de Gebruiker in deze Privacy& Gegevensverklaring niet de verzochte informatie aantreft, kan zij/hij steeds contact opnemen met Sinergio via de coördinaten in art. 6 .

Rectificatie

21.1 De betrokkene heeft het recht om van Sinergio onverwijld rectificatie van hem of haar betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen. Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking heeft de betrokkene het recht vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken. Gegevensoverdraagbaarheid 22.1 U heeft het recht de uw betreffende persoonsgegevens, die u heeft verstrekt aan Sinergio, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen zonder daarbij te worden gehinderd door Sinergio, indien de verwerking berust op:

• uw toestemming, of
• de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of uw voorafgaande wens om een overeenkomst te sluiten, en
• de verwerking wordt verricht via geautomatiseerde procedés.

22.2 Bij de uitoefening van uw recht op gegevensoverdraagbaarheid in toepassing van art. 22.2, zal u, indien dit technisch mogelijk is, het recht hebben dat de persoonsgegevens rechtstreeks van Sinergio naar de andere verwerkingsverantwoordelijke worden doorgezonden.

Intrekking van de toestemming

23.1 U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken, in het bijzonder maar niet limitatief met betrekking tot de bijzondere categorieën van persoonsgegevens overeenkomstig art. 11.1.

23.2 Iedere intrekking van toestemming zal de rechtmatigheid van de gegevensverwerking op basis van de toestemming voor de intrekking niet aantasten, noch de rechtmatigheid van de verwerking op basis van een andere wettelijke basis, zoals bv. de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent.

Beperking

24.1 U heeft het recht om van Sinergio een beperking van de verwerking te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

• u betwist de juistheid van de persoonsgegevens gedurende een periode die Sinergio in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
• de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
• Sinergio heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• u maakt bezwaar tegen de verwerking volgens artikel 25.1 e.v., in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Sinergio zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

24.2 Wanneer de verwerking is beperkt overeenkomstig art. 24.1, worden persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerkt met uw toestemming of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Unie of voor een lidstaat.

24.3 Indien u een beperking van de verwerking overeenkomstig dit artikel heeft verkregen, zal u op de hoogte worden gebracht door Sinergio voordat de beperking van de verwerking wordt opgeheven.

Bezwaar

25.1 Onder de omstandigheden besproken in artikel 12, §1, van de Privacywet en artikel 21(1) Privacyverordening, heeft u te allen tijde het recht om, vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering, gebaseerd op de gerechtvaardigde gronden voor de verwerking door Sinergio of door een derde partij.

25.2 Sinergio zal de verwerking van de persoonsgegevens staken tenzij Sinergio dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

25.3 Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heeft u het recht te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw betreffende persoonsgegevens voor dergelijke marketing, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing.

Gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’)

26.1 U heeft het recht van Sinergio zonder onredelijke vertraging wissing van de uw betreffende persoonsgegevens te verkrijgen, en Sinergio is verplicht persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen wanneer één van de volgende gevallen van toepassing is:

• uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• u trekt uw toestemming waarop de verwerking overeenkomstig artikel 15 berust in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
• u maakt bezwaar tegen de verwerking overeenkomstig artikel 25;
• uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
• uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijk recht neergelegde wettelijke verplichting die op Sinergio rust;
• uw persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van diensten aan een kind.

Uitoefening van de rechten door betrokkene

27.1 Ter uitvoering van ieder van de rechten beschreven in deze verklaring, kan de gebruiker Sinergio contacteren door middel van:

• een per post gemarkeerd en ondertekend verzoek;
• een e-mail;

27.2 De communicatiecoördinaten van Sinergio kunnen worden gevonden in artikel 6.1.

27.3 De informatie zal gecommuniceerd worden aan de Gebruiker zonder vertraging en in alle omstandigheden niet later dan een maand na ontvangst van het verzoek. Deze termijn kan worden verlengd tot twee bijkomende maanden wanneer nodig, afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken. Sinergio zal de betrokkene omtrent dergelijke verlenging op de hoogte brengen binnen één maand na ontvangst van het verzoek, met vermelding van redenen van de verlenging.

27.4 Elke communicatie of elke maatregel verstrekt onder de artn. 20 tot 27 zal kosteloos geschieden. In uitvoering van art. 20 zal Sinergio kosteloos voorzien in een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Voor elke verdere verzochte kopie door de betrokkene, kan Sinergio een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten.

27.5 Wanneer U een verzoek via elektronische weg maakt, en tenzij anders verzocht door betrokkene, zal de informatie worden voorzien in gelijkaardige gebruikte elektronische vorm.

27.6 Wanneer de verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag Sinergio: • een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten om de informatie of communicatie te voorzien of om de verzochte acties te ondernemen; of • weigeren om te reageren op het verzoek.

27.7 Wanneer Sinergio redelijke twijfels heeft omtrent de identiteit van de natuurlijke persoon die het verzoek maakt zoals omschreven in de artikelen 20 tot 27, mag Sinergio verzoeken om in extra informatie te voorzien die nodig is om de identiteit van betrokkene te bevestigen.

6. Verwerking van Gegevens ten behoeve van de Opdrachtgever

Beperkte handelingen

28.1 In de mate waarin Sinergio Gegevens verwerkt als Verwerker –dus uitsluitend in opdracht van en ten behoeve van de Opdrachtgever – dient de Gebruiker zich, o.m. voor de uitoefening van zijn rechten, uitsluitend tot de Opdrachtgever te richten. Sinergio heeft geen juridische bevoegdheid noch beschikkingsrecht over die Gegevens.

28.2 Voor nadere informatie omtrent de verwerkingen die de Opdrachtgever verricht met de Gegevens van de Gebruiker, kan men zich het best richten tot de (privacyverklaring van de) Opdrachtgever. De contactgegevens van de Opdrachtgever zijn terug te vinden op de website van de Opdrachtgever.

7. Cookies

Gebruik van Cookies

29.1 Cookies op de Website. Voor meer informatie omtrent het gebruik van cookies, gelieve onze aparte Cookieverklaring Sinergio te raadplegen op https://www.sinergio.be/cookies

8. Klachten

Klachten behandeld door Sinergio

30.1 Indien U wenst een klacht in te dienen, kunt U dit doen via de communicatiekanalen voorzien in art. 6.1.

30.2 Sinergio zal de Gebruiker de gewenste informatie omtrent de ondernomen acties ingevolge diens verzoek verstrekken op grond van sectie ‘Verwerking van Gegevens ten behoeve van de Opdrachtgever’ van deze Privacy- & Gegevensverklaring Sinergio, zonder onnodige vertraging en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek. Deze periode kan nog eens worden verlengd met twee maanden wanneer nodig, afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken. Sinergio zal U binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis stellen van dergelijke verlenging met vermelding van de reden voor deze vertraging.

30.3 Indien Sinergio geen gevolg geeft aan uw verzoek, zal Sinergio U hierover zonder verwijl en ten laatste binnen één maand na ontvangst van het verzoek informeren omtrent de redenen voor het niet nemen van enige actie.

Klachten behandeld door de toezichthoudende autoriteit

31.1 Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op de Gegevensbeschermingswetgeving en onverminderd andere mogelijkheden van administratief of buitengerechtelijk beroep, heeft de Gebruiker het recht om een voorziening in rechte in te stellen tegen Sinergio bij de toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder in de lidstaat van uw gebruikelijke woonplaats, werkplaats of plaats van de beweerde inbreuk.

31.2 De Toezichthoudende autoriteit van uw gebruikelijk woonplaats kan worden gevonden via deze link: https://secure.edps.europa.eu/EDPSWEB/